El domingo 26 me tocó estar en una mesa electoral en Madrid. En las 17 horas que pasé en el colegio, ocurrieron multitud de cosas. Creo que merece la pena el relato y las conclusiones porque aplican en nuestro trabajo.
Cada mesa está constituida por tres miembros y absolutamente todo lo que tiene que ver con la votación está procedimentado. Cada uno de los miembros tiene un manual de instrucciones para saber qué hacer a lo largo del día: desde la constitución de la mesa hasta la entrega final de las actas al juez.
El procedimiento no es complicado pero sí tedioso. Y eso hace que mucha gente no se lo lea. Esto puede marcar la diferencia entre estar en el colegio 16, 17 o 20 horas. Si no se sigue al pie de la letra el procedimiento, habrá problemas inherentes a la cantidad de gente que pasa por cada mesa. Y el recuento final se complicará: es obvio, pero el número de votos en las urnas tienen que cuadrar con los listados de los votantes que han ejercido su derecho (y todo esto, por 3). Además los resultados se deben entregar de una determinada manera y no de otra.
Primera conclusión importante: en un entorno de mucho caos y con procedimientos bien definidos, no improvises
Durante la votación, sobre todo en las horas pico, que los miembros de la mesa se hayan repartido bien las funciones y que sepan exactamente lo que tienen que hacer es fundamental.
Hay que comprobar la identidad del votante, certificar que aparece en el censo, comprobar que solo hay un sobre para cada una de las votaciones y anotar en una lista sus datos y si participa en todas las votaciones o no. Todo esto, antes de que pueda introducir sus votos en las urnas. Además los sobres deben ir a la urna que deben y no a otra.
Cualquier cosa que suceda que no sea exactamente así, traerá problemas durante la votación (puede incluso suspenderse y ese tiempo se recupera con la mesa abierta después del cierre oficial a las 20 horas) y luego en el recuento.
Que los miembros de la mesa sepan lo que deben hacer en cada momento, trabajen juntos y mantengan la concentración es fundamental para que no haya problemas.
Segunda conclusión: cuando la presión aumenta el trabajo en equipo y el alto rendimiento es fundamental. Si no, los objetivos se conseguirán mucho más tarde y con menor calidad.
En las mesas debe haber siempre al menos dos miembros (durante las 11 horas que dura la votación). En los momentos de menos afluencia de gente para votar, se aprovecha para comer algo o cubrir alguna necesidad básica. Es fundamental hacer esas pausas. El cansancio pasa mucha factura y se cometen errores.
Tercera conclusión: no se puede mantener indefinidamente un alto nivel de concentración. Descansar es fundamental y establecer los turnos para hacerlo (si no puede ser simultáneo para todos los miembros del equipo) es obligatorio. Si alguien no quiere descansar, el líder del equipo tiene que obligarle, por el bien de todos.
La cantidad de papeles que deben rellenarse para entregar los resultados de la votación es ingente. A la dificultad del recuento, dependiendo del número de personas censadas en la mesa, se une la cantidad de actas y sobres que hay que rellenar y firmar. El consejo de aquéllos que ya han participado en alguna otra votación y también de los representantes de la administración es que se rellene, en los periodos de escasa o nula actividad, toda la información que se pueda (que generalmente tiene que ver con los datos de la mesa y los datos de los integrantes de la misma). Todo el trabajo administrativo que se adelante hará más fácil el final, que es cuando más cansancio se acumula y todo el tiempo que se ahorre es bienvenido.
Cuarta conclusión: Escucha los consejos de los que ya lo han hecho antes si no tienes mucha experiencia. Ahorrar tiempo en labores administrativas, pero fundamentales, hace que te puedas concentrar en lo que es más importante en cada momento.
La persona que preside la mesa es la autoridad principal durante la votación y hasta que se entregan los resultados. De que organice el trabajo de la mesa, disponga la documentación de la manera más adecuada y resuelva los conflictos que puedan producirse depende en gran medida el tiempo que van a tardar los miembros de la mesa en salir del colegio.
Quinta conclusión: el trabajo del líder es imprescindible en un entorno muy complejo. Que se informe, se deje aconsejar – si no domina el tema -, tome decisiones, haga equipo y gestione los conflictos es determinante para conseguir los resultados.
Después de tantas horas, mantener el sentido del humor lo hace todo más llevadero. Al fin y al cabo somos personas y podemos pasar por un montón de emociones en un proceso tan largo. Al margen de los objetivos (entregar los resultados de la mesa y salir de allí lo antes posible) es fundamental ser capaz de sostener un buen ambiente y reírse de vez en cuando.
Sexta, y última, conclusión: mantener un buen ambiente, que genere confianza, es fundamental para lograr un alto rendimiento. Y la responsabilidad es de todos, no sólo del líder del equipo.
Estas conclusiones son perfectamente aplicables en un entorno laboral complejo, donde no solo importa el resultado sino también la forma en la que llegamos a él.
¿Qué más cosas se pueden aprender de situaciones con las que nos encontramos en la vida para aplicarlas a nuestro trabajo?
