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Delegación: un arte con bastante ingeniería

Delegación: un arte con bastante ingeniería
20 septiembre, 2019 Javier Canal Rojo
Taller de delegación con PNL

Mucho se ha hablado y escrito ya sobre la noción de delegación y las mejores prácticas para realizarlo de forma efectiva. Sin embargo, para muchas personas, esta sigue siendo uno de sus retos diarios, y es una actividad que tiene un alto impacto en nuestra eficacia como líderes de equipos humanos. 

Para ello es útil hacerse varias preguntas importantes: ¿Qué hay que delegar? ¿En quién? ¿Cuándo conviene delegar?. Las respuestas varían en función de otra pregunta aún más importante: ¿Para qué delegas?

Estos son algunos escenarios habituales y representativos en función de nuestra respuesta:

  • Delego para tener más tiempo para realizar tareas que solo yo puedo hacer.
  • Delego para que alguien atienda algo urgente que yo no puedo atender ahora
  • Delego para desarrollar competencias en las personas en quien delego
  • Delego para incorporar nuevas soluciones creativas a un asunto que yo suelo resolver siempre de la misma manera. 

Una vez que hemos identificado el propósito de la delegación, estamos en una mejor situación para responder a las preguntas originales. Intuitivamente ya nos damos cuenta que, dependiendo de la respuesta al “para qué”, será distinta la persona en quien vamos a delegar, el momento y la forma de la delegación, así como qué tareas concretas.

Esta sencilla y potente estrategia sigue una estructura que llamamos Niveles Lógicos. Estos nos permiten realizar múltiples clasificaciones sobre tareas, recursos e incluso motivaciones y estrategias.

El concepto de niveles lógicos inicialmente fue utilizado en el ámbito matemático por Bertrand Russell. Posteriormente Gregory Bateson los utilizó para explicar cómo los seres humanos aprenden y organizan experiencias. Finalmente, John Grinder y Carmen Bostic St. Clair lo desarrollaron en mayor profundidad en el marco de la Programación Neurolingüística.

Por explicarlo de forma sencilla, es como un edificio con forma de pirámide, en cuya cúspide hay una única habitación, que tiene características tan generales y poco restrictivas, que cualquier inquilino del edificio podría vivir en ella con todos sus requerimientos cubiertos. Según bajamos, en cada piso hay cada vez un mayor número de habitaciones, pero cada una diferente y con características más restrictivas, que solo cubren los requerimientos de un subconjunto de los inquilinos, pero no de todos ellos. La planta baja es la que tiene el mayor número de habitaciones y, en ellas, cada habitación tiene requerimientos tan concretos, que solo unos pocos individuos encajarían en ella. En este tipo de clasificación, cualquier persona podría encontrar siempre, en cada una de las plantas, una habitación (y solo una) en la que poder vivir satisfaciendo sus necesidades. 

Imagínate ahora que usamos esta misma estructura para clasificar las actividades de un proyecto. En la cúspide estaría el nombre del proyecto, en los pisos inferiores los diferentes sub-proyectos y en la planta baja, todo el conjunto de tareas individuales necesarias. Es como la típica estructura de árbol que se usa para clasificar las especies del reino animal o para detallar los organigramas jerárquicos de una empresa (cuando en ella no hay dependencias matriciales entre las diferentes jerarquías). 

Ahora imagina que tenemos un ascensor que nos permite subir o bajar de piso a voluntad en ese edificio. Cuanto más arriba estamos, más generales son las descripciones, cuanto más abajo, son más específicas y concretas.

¿Cómo conecta todo esto con la delegación?

Cuando hemos preguntado para qué quieres delegar, hemos subido a un piso superior en busca de la intención. Cuando hemos preguntado el qué, cuándo y en quién delegar hemos bajado a pisos inferiores a encontrar respuestas concretas y diferentes a las que tal vez teníamos antes de subir al piso superior. Ir bajando de piso, siendo cada vez más específicos, es una excelente forma de dar instrucciones a nuestros colaboradores, o para clasificar y priorizar los elementos claves de un proyecto.

Si estuviésemos en el escenario de desarrollar competencias en otros, otra reflexión interesante es sobre en qué nivel lógico nos conviene aplicar la delegación. Si delegamos en una persona con poca experiencia aún, es evidente que delegaremos tareas sencillas, de un nivel lógico muy bajo. Por el contrario si hacemos esto mismo con colaboradores con mucha experiencia o con mandos intermedios, estaremos entorpeciendo su propio desarrollo y existe el riesgo de generarles frustración. Deberíamos delegar en ellos aspectos de niveles lógicos superiores.

Una de las conclusiones importantes de Bateson fue que, la confusión de niveles lógicos frecuentemente creaba problemas en el aprendizaje, en la comunicación o en el cambio. Así mismo ocurre en la delegación. Si intentamos abordar el tema de la delegación en el nivel lógico inadecuado, ponemos en riesgo el resultado que buscamos.

Una última aplicación que quiero mencionar, de las muchas que tienen los niveles lógicos, es cuando queremos impulsar procesos de cambio en personas u organizaciones. Si la casuística a cambiar se puede describir en una estructura de niveles lógicos, en general, los cambios en un nivel superior tendrán mucho más impacto, lo que es muy deseable; pero en los niveles inferiores es mucho más fácil inducir cambios y nos encontraremos muchas menos resistencias en el sistema, lo que es más eficiente y rápido. Por ejemplo, a una organización le resultará más fácil mejorar alguna instalación o decoración en sus oficinas, que modificar su cultura o crearse una nueva Identidad corporativa.

Como conclusión, ser expertos en utilizar ese ascensor que viaja a través de los niveles lógicos es una potente herramienta para desarrollar nuestra capacidad de delegación, organización, comunicación y liderazgo.

1. Para mayor información técnica sobre este concepto véanse las obras “Pasos Hacia Una Ecología de la Mente” (1972) (Bateson) y “Whispering in the Wind “ (2001) (Grinder and Bostic)

2. Bertrand Russell https://es.wikipedia.org/wiki/Bertrand_Russell

3. Gregory Bateson https://es.wikipedia.org/wiki/Gregory_Bateson

4. John Grinder https://es.wikipedia.org/wiki/John_Grinder

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